¿Cómo evitar comprar en exceso por medio del control interno?

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La compra excesiva de mercancía o materia prima  es algo frecuente dentro de muchas empresas si no cuentan con un adecuado control interno, existe una baja supervisión o no requieren autorizaciones de compra. Le brindamos algunas maneras en las que el control interno previene la compra en exceso:

Aprobación de órdenes de compra

El establecer procedimientos documentados para iniciar el proceso de órdenes de compra a proveedores, una revisión periódica de los pedidos y la necesidad de aprobación de estas órdenes por superiores o administración, disminuye notoriamente el riesgo de sobreabastecimiento de inventario o materia prima. Esto se puede realizar a través de distintas herramientas como son: firmas autorizadas, control de formato de autorización, establecimiento de parámetros, entre otros.

Únicamente aceptar mercancía que se haya solicitado 

El recibir mercancía que no cuente con el proceso de autorización requerido o que no haya sido solicitada a proveedores puede derivar en una compra excesiva. Por lo mismo, contar con lugares de recepción supervisados, documentar la recepción de mercancía o comparar ésta con las órdenes de compra emitidas, son ejemplos de cómo el control interno previene situaciones de sobreabastecimiento. 

Informe de recepción 

Al registrar la mercancía recibida, es útil hacerlo por medio de documentos numerados y controlados por cierto personal capacitado, además de llevar un registro cronológico de la mercancía recibida. Ésta información proveerá estadísticas, ayudará a conciliar las existencias en el almacén y servirá como bitácora de almacén. 

Tiempo oportuno

Es de suma importancia que, entre la recepción, entrega, documentación y trasmisión de la información del área de almacén, se mantenga al día, pues parte primordial de evitar la compra en exceso es mantener los informes vigentes (de preferencia en tiempo real) y llevar un registro por lotes o periodos que debe estar siempre actualizado. 

 

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Entre sus ventajas, el control interno establece procedimientos para evitar la compra excesiva, conozca más acerca de por qué y cómo implementar un adecuado control interno en su empresa.  

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